Documents à conserver après un décès

Le décès est certes une lourde épreuve que la famille doit supporter mais il implique également des responsabilités. Suite aux procédures administratives et aux préparatifs des obsèques, après l’enterrement, s’effectue le triage des papiers. Le recouvrement, la succession, les locations, ces situations doivent être réglées dans les délais établis. C’est pourquoi la sauvegarde des documents du défunt doit suivre minutieusement une règle de conservation des papiers. Quel est le délai imposé pour les réunir et les conserver ? Quels sont les documents et sous quelles formes doit-on les conserver ? Retrouvez les explications dans cet article.

Pourquoi conserver les documents administratifs du défunt ?

De son vivant, la personne décédée a été soumise à des obligations ou a profité de ses droits. Sa fin de vie marque un tournant décisif pour ces affaires en cours. Le défunt ne pourra plus poursuivre ses actions alors, il appartient à la famille de régulariser ses papiers. Avant de s’intéresser aux documents à conserver après un décès, voici les points essentiels à savoir à ce sujet. Tout d’abord, le premier réflexe que vous devriez avoir est de trier les documents selon leurs catégories. Mettez de côté les documents comme la facture EDF par exemple et d’un autre côté les allocations familiales et les papiers administratifs.

Devant l’incertitude, vous hésitez sûrement sur les versions des documents à conserver et leur utilité. Pour les papiers officiels, vous recevez les versions originales. Il est important de conserver ces originaux même si vous avez des copies numérisées. D’ailleurs, ces documents numériques ont uniquement une valeur de copie. Toutefois, il est toujours prudent de garder une version numérique quelque part dans votre disque dur ou outil de stockage.

Ces papiers sont essentiels pour régir la situation familiale du défunt et de ses héritiers après son décès. Les autres types de documents servent également pour se désabonner des services nécessaires à la vie quotidienne.

Liste des documents à conserver

Pour faciliter la conservation des papiers après décès, voici une liste des indispensables à mettre de côté.

Les actes d’états civils et documents concernant la famille

Les documents officiels traitant des droits de la famille sont :

• le livret de famille
• le contrat de mariage
• le certificat de nationalité
• le jugement de divorce
• les actes notariés
• la succession
• la donation
• Tout autres actes concernant l’achat de biens immobiliers sont également classés dans cette catégorie.

Après le décès, la conservation de ces papiers s’effectue sur une durée illimitée.

Les documents professionnels et papiers liés à la retraite

Dans le cadre professionnel, les documents importants sont:

• le contrat ou le certificat de travail
• la fiche de paie
• la fiche prenant en charge le droit à la retraite.
• le solde de tout compte
• l’attestation de pôle emploi
• Tout autre papier permettant le calcul des sommes perçues à la retraite.

Enfin, les allocations chômage et d’autres documents relatifs au travail devront être conservés jusqu’au calcul effectif du droit de la pension de réversion.

Les papiers traitant les allocations familiales et la sécurité sociale

Les documents consignant les allocations familiales et les aides sociales sont soumis à la règle de conservation des papiers après décès pendant 5 ans. En effet, il est indispensable de garder ces dossiers pour ce délai en vue de soutenir des demandes d’indemnisations en cours.

Les dossiers relatifs à l’impôt

La déclaration et les avis d’imposition sur le revenu sont les principaux documents à conserver après un décès. Ceux notifiés pendant l’année en cours du décès ainsi que les trois années succédant le décès sont à classer soigneusement. Leur durée de conservation doit être de 3 ans minimum. Concernant les impôts et taxes sur foncier ou sur l’habitation, ils se conservent également pour ce même délai.

Les dossiers médicaux et sanitaires

Ces documents sont utiles pour demander le remboursement auprès d’une mutuelle ou d’une caisse de prévoyance. Cela impose la conservation des papiers suite au décès afin de pouvoir solliciter ces allocations. Sont inclus dans cette catégorie les attestations d’allocation d’indemnités journalières, le remboursement de la prévoyance et de la mutuelle de santé. Normalement, la durée de conservation est mentionnée dans le contrat initial. Si elle n’y est pas mentionnée, ces dossiers seront tenus au moins pendant deux ans ou jusqu’à la liquidation des indemnités associées à la retraite.

Les documents au cas où le défunt est un employeur

Prenons ici le cas d’une personne décédée employant plusieurs salariés ou étant à la tête d’une entreprise. Sa famille doit garder les papiers du défunt afin de gérer les situations professionnelles de chaque salarié et le compte de l’entreprise. Voici un bref récapitulatif de ces documents :

• Le contrat de travail des employés et les fiches de paies se conserveront pendant 5 ans ;
• Le comptage des horaires de travail effectué par le salarié sera à conserver pour un an, après vérification de l’inspection du travail ;
• Les dossiers liés aux charges sociales, les attestations fiscales et le solde de tout compte seront tenus en réserve durant 3 ans.

Les documents bancaires

Les chèques sont valables pendant 1 an et 8 jours, au-delà de cette période, ils ne sont plus encaissables. En ce qui concerne les talons de chèques ou d’autres documents comme les relevés de compte, conservez-les pendant 5 ans. Les souscriptions à un prêt à la consommation ou immobilier seront idéalement conservées pour 2 ans.

Les dossiers relatifs aux services indispensables au quotidien

Parmi les documents à conserver après un décès se trouvent ceux relatifs à l’habitation comme les titres de propriété. Les factures et abonnements devront être mis de côté pendant un an maximum, sauf s’ils appuient une réclamation de paiement.